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Privacy Policy

Last Updated: July 31, 2025

Introduction

HirePanther Inc. (“HirePanther”, “we”, “us”, “our”) operates an online marketplace where customers discover and book services from independent providers. This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, and protect your personal information when you use HirePanther.ca, provider.HirePanther.ca, our mobile apps, and related services (collectively, the “Services”).

We comply with Canada’s federal PIPEDA and applicable provincial privacy laws (including Québec Law 25, BC PIPA, and Alberta PIPA). Additional notices may apply to specific features. By using the Services, you acknowledge that your information will be handled as described in this Policy.

Who Is the Controller?

HirePanther Inc. is the controller of personal information we collect via the Services, except where we process information solely on behalf of a provider (for example, when a provider uses verification or communications tools for their customers). In those cases, HirePanther acts as a processor/service provider to the provider.

Privacy Officer (Law 25): Privacy Officer • privacy@HirePanther.ca

Information We Collect

  • Account & Profile: name, email, phone, password hash, language, region.
  • Marketplace Data: listings, booking details/history, ratings and reviews, favorites, and messages (end‑to‑end encrypted content where enabled; related metadata may be processed for delivery, abuse prevention, and troubleshooting).
  • Payment & Billing: tokenized payment info handled by our processor (we do not store full card numbers), billing address, and applicable tax identifiers (e.g., GST/HST/QST numbers).
  • Identity/Verification (optional): government‑ID photos, selfies, liveness checks or other verification data if you choose verification features (processed by third‑party KYC vendors, where enabled).
  • Device & Usage: IP address, device identifiers, app/browser type, pages viewed, referral URLs, crash logs, and cookie data; see our Cookie Policy.
  • Support & Communications: messages to support, preferences, and marketing consents.

Sources. We collect information directly from you, automatically through your use of the Services, from providers you transact with, and from service providers/partners (e.g., payment, analytics, anti‑fraud).

How We Use Your Information

  • Provide, operate, and secure the Services (account creation, authentication, fraud prevention, debugging, and incident response).
  • Facilitate listings, bookings, payments, and provider payouts; generate receipts and invoices.
  • Personalize and improve the Services, including content recommendations and feature development.
  • Communicate with you about your account and transactions (e.g., confirmations, security alerts, service updates).
  • Send marketing communications with consent where required by CASL, which you may opt out of at any time.
  • Comply with legal obligations (recordkeeping, tax, responding to lawful requests, enforcing terms, handling intellectual‑property notices).

Legal Bases & Consent

We rely on consent where required (e.g., marketing emails, non‑essential cookies, optional verification). For other processing, we rely on bases permitted by Canadian law, such as providing a service you request, our legitimate interests (e.g., fraud prevention and service improvement), and compliance with legal obligations.

You may withdraw consent at any time, subject to legal or contractual restrictions and reasonable notice. Withdrawing consent may limit your use of certain features.

Cookies & Similar Technologies

We use cookies and similar technologies for essential operations, analytics, preferences, and (where applicable) advertising/measurement. For details and controls, see our Cookie Policy and cookie settings center.

Sharing & Disclosure

  • Service Providers/Processors: hosting, storage, payments, communications, analytics, and security vendors bound to use data only on our instructions.
  • Counterparties to Transactions: providers and customers as needed to fulfill bookings and resolve disputes.
  • Legal & Safety: disclosures required by law or to protect rights, safety, and the integrity of the Services.
  • Business Transfers: as part of a merger, financing, or acquisition, subject to appropriate safeguards.

No Sale of Personal Information: We do not sell personal information.

International Transfers

Our vendors may process data in Canada, the United States, and other jurisdictions. We take steps to ensure comparable protections and use contractual safeguards where required. By using the Services, you understand your information may be processed outside your province or country.

Retention

We retain personal information only as long as necessary to fulfill the purposes described above, comply with legal obligations (e.g., tax), resolve disputes, and enforce agreements. Criteria include account status, statutory limitation periods, and business needs. We may anonymize or aggregate data for analytics.

Security

We use administrative, technical, and physical safeguards appropriate to the sensitivity of the information (e.g., encryption in transit/at rest, access controls, monitoring). No system is 100% secure. You are responsible for maintaining the confidentiality of your login credentials and for any activity on your account.

Your Rights

  • Access to the personal information we hold about you.
  • Correction of inaccurate or incomplete information.
  • Withdraw Consent for processing based on consent (e.g., marketing; non‑essential cookies).
  • Deletion / De‑indexing / Cessation of Dissemination where required by law (e.g., Québec Law 25).
  • Portability where made available by regulation.

To exercise rights, contact privacy@HirePanther.ca. We may need to verify your identity and may decline requests where permitted by law, in which case we will explain why.

Automated Decision‑Making & Profiling

We may use limited automated processing to help detect fraud or to personalize recommendations. These processes do not produce legal or similarly significant effects without human involvement. You can contact us to learn more about how such systems work in your case.

Children’s Privacy

The Services are not directed to children under 13. If we learn we have collected personal information from a child contrary to law, we will delete it. Québec residents who are minors may have additional consent requirements under Law 25.

Marketing & CASL

We send commercial electronic messages only with consent or as otherwise permitted by the Canadian Anti‑Spam Legislation (CASL). You can unsubscribe using the link in our emails or by contacting us. Transactional or administrative emails (e.g., booking confirmations, security alerts) may still be sent.

Third‑Party Links & Social Features

The Services may include links to third‑party sites or integrations (e.g., payments, analytics, or social media). Their privacy practices are governed by their own policies. We are not responsible for third‑party content or practices.

Requests, Complaints & Contact

To make a privacy request or complaint, email our Privacy Officer at privacy@HirePanther.ca. You may also contact the Office of the Privacy Commissioner of Canada (OPC) or, if you reside in Québec, the Commission d’accès à l’information (CAI).

Company: HirePanther Inc.
Privacy Officer: Privacy Officer — privacy@HirePanther.ca

Changes to this Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. If we make material changes, we will notify you via the Services or email. The “Last Updated” date above indicates when this version took effect.

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 31 juillet 2025

Introduction

HirePanther Inc. (« HirePanther », « nous », « notre ») exploite une place de marché en ligne où les clients découvrent et réservent des services auprès de prestataires indépendants. La présente Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels lorsque vous utilisez HirePanther.ca, provider.HirePanther.ca, nos applications mobiles et les services connexes (collectivement, les « Services »).

Nous nous conformons à la LPRPDE (fédérale) et aux lois provinciales applicables en matière de protection de la vie privée (notamment la Loi 25 au Québec, la PIPA de la C.-B. et la PIPA de l’Alberta). Des avis supplémentaires peuvent s’appliquer à certaines fonctionnalités. En utilisant les Services, vous reconnaissez que vos renseignements seront traités comme décrit dans la présente Politique.

Qui est le responsable du traitement?

HirePanther Inc. est le responsable du traitement des renseignements personnels que nous collectons via les Services, sauf lorsque nous traitons des renseignements uniquement pour le compte d’un prestataire (par exemple, lorsqu’un prestataire utilise des outils de vérification ou de communication pour ses clients). Dans ces cas, HirePanther agit comme sous‑traitant/fournisseur de services pour le prestataire.

Responsable de la protection de la vie privée (Loi 25) : Privacy Officer • privacy@HirePanther.ca

Renseignements que nous collectons

  • Compte et profil : nom, courriel, téléphone, empreinte de mot de passe, langue, région.
  • Données de la place de marché : annonces, détails/historique de réservations, notes et avis, favoris, et messages (contenu chiffré de bout en bout lorsque activé; des métadonnées connexes peuvent être traitées pour la livraison, la prévention des abus et le dépannage).
  • Paiement et facturation : informations de paiement tokenisées gérées par notre processeur (nous ne stockons pas les numéros complets de cartes), adresse de facturation et identifiants fiscaux applicables (p. ex., TPS/TVH/TVQ).
  • Identité/Vérification (optionnel) : photos de pièces d’identité, égoportraits, contrôles de « liveness » ou autres données de vérification si vous choisissez ces fonctionnalités (traitées par des fournisseurs KYC tiers, lorsque activé).
  • Appareil et utilisation : adresse IP, identifiants de l’appareil, type d’application/navigateur, pages consultées, URL de référence, journaux d’incident et données de témoins; voir notre Politique relative aux témoins.
  • Soutien et communications : messages au soutien, préférences et consentements marketing.

Sources. Nous collectons des renseignements directement auprès de vous, automatiquement lors de votre utilisation des Services, auprès des prestataires avec lesquels vous transigez et auprès de fournisseurs/partenaires (p. ex., paiement, analytique, lutte contre la fraude).

Comment nous utilisons vos renseignements

  • Fournir, exploiter et sécuriser les Services (création de compte, authentification, prévention de la fraude, débogage et intervention en cas d’incident).
  • Faciliter les annonces, réservations, paiements et versements aux prestataires; générer des reçus et des factures.
  • Personnaliser et améliorer les Services, y compris les recommandations de contenu et le développement de fonctionnalités.
  • Communiquer avec vous au sujet de votre compte et de vos transactions (p. ex., confirmations, alertes de sécurité, mises à jour de service).
  • Envoyer des communications marketing avec consentement lorsque requis par la LCAP, auxquelles vous pouvez vous désabonner en tout temps.
  • Respecter les obligations légales (tenue de dossiers, fiscalité, réponses aux demandes légales, application des conditions, traitement des avis de propriété intellectuelle).

Bases légales et consentement

Nous nous fondons sur le consentement lorsque requis (p. ex., courriels marketing, témoins non essentiels, vérification optionnelle). Pour les autres traitements, nous nous appuyons sur des bases permises par le droit canadien, telles que la prestation du service demandé, nos intérêts légitimes (p. ex., prévention de la fraude et amélioration du service) et le respect des obligations légales.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Le retrait du consentement peut limiter l’utilisation de certaines fonctionnalités.

Témoins (cookies) et technologies similaires

Nous utilisons des témoins et des technologies similaires pour les opérations essentielles, l’analytique, les préférences et (le cas échéant) la publicité/la mesure. Pour les détails et les contrôles, consultez notre Politique relative aux témoins et le centre de paramètres des témoins.

Partage et divulgation

  • Fournisseurs/mandataires : hébergement, stockage, paiements, communications, analytique et sécurité, tenus d’utiliser les données uniquement selon nos instructions.
  • Contreparties aux transactions : prestataires et clients, selon les besoins, pour exécuter les réservations et résoudre les litiges.
  • Obligations légales et sécurité : divulgations requises par la loi ou nécessaires pour protéger les droits, la sécurité et l’intégrité des Services.
  • Transferts d’entreprise : dans le cadre d’une fusion, d’un financement ou d’une acquisition, sous réserve de garanties appropriées.

Aucune vente de renseignements personnels : Nous ne vendons pas de renseignements personnels.

Transferts internationaux

Nos fournisseurs peuvent traiter des données au Canada, aux États‑Unis et dans d’autres territoires. Nous prenons des mesures pour assurer des protections comparables et utilisons des clauses contractuelles lorsque requis. En utilisant les Services, vous comprenez que vos renseignements peuvent être traités à l’extérieur de votre province ou pays.

Conservation

Nous conservons les renseignements personnels uniquement le temps nécessaire pour les fins décrites ci‑dessus, respecter les obligations légales (p. ex., fiscales), résoudre les litiges et faire respecter les ententes. Les critères incluent l’état du compte, les délais de prescription et les besoins d’affaires. Nous pouvons anonymiser ou agréger des données à des fins d’analyse.

Sécurité

Nous utilisons des mesures administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité des renseignements (p. ex., chiffrement en transit/au repos, contrôles d’accès, surveillance). Aucun système n’est sécurisé à 100 %. Vous êtes responsable de la confidentialité de vos identifiants et des activités liées à votre compte.

Vos droits

  • Accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
  • Correction des renseignements inexacts ou incomplets.
  • Retrait du consentement pour les traitements fondés sur le consentement (p. ex., marketing; témoins non essentiels).
  • Suppression / Déréférencement / Cessation de diffusion lorsque la loi l’exige (p. ex., Loi 25 au Québec).
  • Portabilité lorsque prévu par la réglementation.

Pour exercer vos droits, écrivez à privacy@HirePanther.ca. Nous pourrions devoir vérifier votre identité et refuser certaines demandes lorsque la loi le permet; nous vous expliquerons alors pourquoi.

Prise de décision automatisée et profilage

Nous pouvons utiliser un traitement automatisé limité pour aider à détecter la fraude ou personnaliser des recommandations. Ces processus ne produisent pas d’effets juridiques ou similaires sans intervention humaine. Vous pouvez nous contacter pour en savoir plus sur le fonctionnement de ces systèmes dans votre cas.

Confidentialité des enfants

Les Services ne s’adressent pas aux enfants de moins de 13 ans. Si nous apprenons que nous avons collecté des renseignements personnels auprès d’un enfant contrairement à la loi, nous les supprimerons. Les résidents du Québec mineurs peuvent être soumis à des exigences de consentement supplémentaires en vertu de la Loi 25.

Marketing et LCAP

Nous envoyons des messages électroniques commerciaux uniquement avec consentement ou tel qu’autorisé par la Loi canadienne anti‑pourriel (LCAP). Vous pouvez vous désabonner au moyen du lien figurant dans nos courriels ou en nous contactant. Des courriels transactionnels ou administratifs (p. ex., confirmations de réservation, alertes de sécurité) peuvent néanmoins être envoyés.

Liens tiers et fonctionnalités sociales

Les Services peuvent inclure des liens vers des sites tiers ou des intégrations (p. ex., paiements, analytique ou médias sociaux). Leurs pratiques sont régies par leurs propres politiques. Nous ne sommes pas responsables du contenu ou des pratiques de tiers.

Demandes, plaintes et contact

Pour formuler une demande relative à la vie privée ou une plainte, écrivez à notre responsable de la protection de la vie privée à privacy@HirePanther.ca. Vous pouvez également contacter le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) ou, si vous résidez au Québec, la Commission d’accès à l’information (CAI).

Société : HirePanther Inc.
Responsable de la protection de la vie privée : Privacy Officer — privacy@HirePanther.ca

Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre. En cas de modifications importantes, nous vous en aviserons via les Services ou par courriel. La date de « Dernière mise à jour » ci‑dessus indique la date d’entrée en vigueur de cette version.